Курс повышения квалификации Протокольная служба и организация протокольных мероприятий

1. Цели и задачи службы протокола в организации. Основные функции протокольной службы. Нормативные документы, регламентирующие деятельность службы. Планирование и организация работы службы протокола. Постановка целей и задач. Эффективное распределение ресурсов. Организация взаимодействия с другими подразделениями организации, оптимизация документооборота, обеспечение конфиденциальности.

2. Организация протокольной работы в соответствии с международными стандартами, внутренними правилами организации, национальными и религиозными традициями.

• Обеспечение текущей работы службы протокола. Планирование расходов.
• Планирование и контроль проведения деловых, культурных, спортивных и иных мероприятий с участием руководителя организации.
• Контроль использования государственной и иной символики и атрибутики.
• Организация и обеспечение наградных мероприятий.
• Организация поздравлений, приглашений, вручения подарков, цветов.

3. Особенности сопровождения первых лиц, иностранных гостей и представителей различных религиозных конфессий.

• Государственный протокол РФ. Дипломатический протокол. Бизнес-протокол. Нормы и правила по сопровождению первых лиц, официальных делегаций.
• Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей организации (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации. Обеспечение статуса руководителя организации в командировках.
• Особенности работы с иностранными делегациями. Национальный этикет.

4. Работа протокольной службы по приему и сопровождению делегаций.

• Подготовка программы пребывания делегации.
• Переговоры с прибывающей стороной.
• Планирование расходов, связанных с приемом делегаций.
• Встреча и проводы гостей в аэропорту, на вокзале.
• Рассадка в транспорте. Обеспечение протокольного сопровождения.
• Обеспечение протокольного старшинства на мероприятиях.
• Организация и обеспечение совещаний, встреч и переговоров. Подготовка списков, телефонограмм, табличек, документов.
• Рассадка на мероприятиях, приемах. Подготовка кувертных карт, планов рассадки.
• Организация и обеспечение торжественного приема руководителя. Культурная программа, тосты, подарки.
• Работа с организациями и службами, обеспечивающими мероприятия, приемы.

5. Работа с персоналом в службе протокола. Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами.

• Функции и основные управленческие компетенции руководителя протокольной службы
• Требования к профессиональным знаниям и навыкам, деловым и личностным качествам сотрудников. Дресс-код.
• Рабочая папка специалиста.
• Психологические особенности деятельности протокольной службы.
• Подбор персонала и обучение специалистов службы протокола.
• Важные мелочи в работе, нюансы, типичные ошибки.

6. Обсуждение практических вопросов, анализ конкретных ситуаций, обмен опытом.