Курс повышения квалификации Специфика деловой переписки. Подготовка и оформление деловых писем и сопутствующей документации

1. Специфика деловой переписки. Возможности и ограничения письменного общения в бизнес-коммуникации. Что когда используем: бумажные, электронные письма, звонки, сообщения.

2. Особенности оформления писем.

• Структура письма. Основные и вспомогательные элементы.
• Состав реквизитов письма и особенности оформления. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
• Шаблоны и стандарты оформления различных видов писем.

3. Виды деловых писем: письмо-сообщение, сопроводительное письмо письмо-ответ, письмо-благодарность, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, ответ на письмо-приглашение, письмо-поздравление, ответ на письмо-поздравление, гарантийное письмо, информационное письмо, рекомендательное письмо, претензионное письмо.

4. Текст.

• ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
• ГОСТ 7.32.2017. Структура и правила оформления таблиц, отчетов и других сложных документов.
• Подготовка письма: определение цели, адресата, сбор информации, составление плана.
• Композиционное построение письма. Как добиться ясности текста.
• Рекомендации к стилистическому оформлению текста служебных писем.
• Логическое представление информации. Выбор между формальным или неформальным стилем.
• Использование шаблонов в написании письма.
• Типичные ошибки при написании деловых писем.

5. Организация хранения и исполнения писем.

• Регистрация писем: входящие, исходящие, внутренние. Исполнение документов.
• Номенклатура дел. Формирование дел (письма).
• Хранение писем и других документов.
• Обеспечение тайны переписки. Требования УК РФ и Конституции РФ.

6. Не бумажные письма.

• Бизнес-этикет электронных сообщений.
• Эффективная тактика при общении по электронной почте. Адресаты, копии, рассылки.
• Мессенджеры. «Запретить нельзя использовать».
• Внутрикорпоративная переписка, внутренний сайт.
• Ответы на вопросы на сайте компании, корпоративная группа ВК, Инстаграм.

7. Психологические приемы воздействия в деловой переписке.

• Как расположить к себе читателя.
• Как сообщать в письмах неприятные известия.
• Как добиваться от адресата своего.

8. Практикумы:

• Оформление различных видов бланков для писем.
• Нахождение ошибок в письмах.
• Редактирование текстов писем.
• Взаимодействие с контрагентом посредством деловой переписки.

9. Разбор практических вопросов слушателей, ответы на вопросы.